프로젝트 배경:

비즈니스 환경에서 회의는 필수적이지만, 많은 경우 비효율적으로 운영됩니다. 회의록 수기 작성의 부담, 핵심 내용 누락의 위험, 그리고 회의 후 논의된 업무가 제대로 관리되지 않는 문제는 팀의 생산성을 저해하는 고질적인 원인이었습니다.

이 프로젝트는 다음과 같은 문제들을 해결하고자 시작되었습니다.

비생산적인 시간 소모: 누군가는 회의에 온전히 집중하지 못한 채 기록에만 매달려야 하며, 회의 후에도 내용을 정리하고 공유하는 데 추가적인 시간을 소모합니다.

정보의 왜곡 및 누락: 수기 작성 시 발언의 뉘앙스를 놓치거나 중요한 결정 사항, 실행 과제(Action Item)를 누락하여 팀원 간의 오해가 발생할 수 있습니다.

후속 조치의 단절: 회의에서 결정된 사항들이 명확한 업무로 이어지지 않고, 담당자와 마감일이 불분명해 흐지부지되는 경우가 많습니다.

이러한 문제들을 해결하고, 회의를 단순한 논의의 장이 아닌, 실질적인 성과를 창출하는 생산적인 활동으로 전환하는 것을 목표로 삼았습니다. 이를 위해 AI 기술을 활용하여 회의록 작성부터 업무 관리까지의 전 과정을 자동화하고, 사용자가 회의의 본질에 집중하며 그 결과가 실제 업무 성과로 매끄럽게 이어지는 선순환 구조를 만드는 데 집중했습니다.

AI 기반 회의록 자동 요약 및 업무 관리 웹 서비스 UX/UI 디자인


1) 포트폴리오 소개
업무 효율성 향상을 추구하는 직장인 및 기업 팀을 위한 AI 기반 회의록 자동 요약 및 업무 관리 SaaS(Software as a Service) 웹 서비스를 디자인했습니다. 이 프로젝트는 복잡하고 반복적인 회의록 정리 및 업무 분배 과정을 자동화하여, 사용자가 본질적인 논의와 핵심 업무에 더욱 집중할 수 있는 환경을 제공하는 것을 목표로 합니다.


2) 작업 범위
디자인 작업 범위: 사용자 리서치 및 페르소나 정의, 정보 구조(IA) 설계, 와이어프레임 및 프로토타이핑, 서비스 전체 UI/UX 디자인, 디자인 시스템 구축

지원 환경: PC, 태블릿, 모바일 등 다양한 디바이스 환경에 최적화된 반응형 웹(Responsive Web)


3) 주요 작업

실시간 회의 대시보드 UI 디자인:
회의 중 음성이 실시간 텍스트로 변환되는 과정을 시각화하고, 화자별로 발언이 명확하게 구분되도록 디자인했습니다. 사용자가 중요한 내용을 즉시 북마크하거나 하이라이트 할 수 있는 인터랙션을 구현했습니다.

AI 요약 및 Action Item 검토/편집 인터페이스 설계:
AI가 생성한 회의 요약본과 자동으로 추출된 업무(Action Item) 목록을 사용자가 쉽고 빠르게 검토하고, 필요한 내용을 추가하거나 수정할 수 있는 직관적인 편집 화면을 설계했습니다.

칸반 보드 기반의 업무 관리 시스템 UI/UX 디자인:
추출된 업무들을 시각적인 '카드' 형태로 만들고, '진행 중', '완료' 등 상태에 따라 드래그 앤 드롭으로 관리할 수 있는 칸반 보드 시스템을 디자인했습니다. 담당자 지정, 마감일 설정 등 업무 관리에 필수적인 기능들을 간결한 인터페이스에 담아냈습니다.


4) 주안점

직관적인 사용자 경험(Intuitive UX):
AI라는 다소 복잡하게 느껴질 수 있는 기술을 사용자가 별도의 학습 없이도 쉽고 편리하게 사용할 수 있도록, 사용자 동선을 단순화하고 명확한 가이드를 제공하는 데 집중했습니다.

정보의 명확한 시각화:
실시간 변환 텍스트, 요약, 업무 목록, 데이터 분석 차트 등 방대한 정보를 사용자가 한눈에 파악하고 관리할 수 있도록 정보의 위계질서를 정립하고, 일관성 있는 레이아웃과 컴포넌트를 사용하여 명확하게 시각화했습니다.

업무 흐름의 연속성(Seamless Workflow):
회의 시작부터 실시간 기록, AI 요약 확인, 업무 카드 생성 및 관리, 그리고 팀원과의 공유까지, 사용자의 행동 흐름이 여러 페이지를 오가는 불편함 없이 자연스럽게 이어지는 경험을 설계하는 데 중점을 두었습니다.